Applicant Tracking System

Miért van szükség HR toborzási szoftverre?

A toborzás és kiválasztás jellemzően az a terület egy vállalaton vagy egy tanácsadó cégen belül, ahol szinte mindig akadnak tartalékok. 
Azokra az akár adminisztratív hiányosságokra, nem megfelelőségekre, és üzleti intelligenciára gondolok, melyek nagymértékben lerövidíthetik egy adott erőforrás igény/pozíció betöltését illetve komoly költségcsökkentést indukálhatnak.

Ehhez azonban már nem elég a “mappa” módszer, amikor is az önéletrajzokat pozíciók / kompetenciák szerint csoportosítva tároljuk egy szervernek kinevezett asztali gépen, vagy akár egy megosztott outlook mappában.

Nemzetközi statisztikák szerint egy megfelelően testreszabott toborzási megoldás ROI indexe 3-6 hónap.

 

Összehasonlító táblázat

Megnevezés	Vállalati verzió	Tanácsadói verzió
Modulok
Különálló Karrier portál (testreszabható)	✓	✓
Jelölt modul	✓	✓
Keresés (pozíciók) modul	✓	✓
Hirdetések modul	✓	✓
Események/Interjúk modul	✓	✓
Cégek/Ügyfelek modul	✓	✓
Jegyzetek modul	✓	✓
Feladatok modul	✓	✓
Dolgozói ajánlás modul	✓	✓
Riport modul	✓	✓
Jogosultság kezelő modul	✓	✓
Szervezési funkciók
Automatikus esemény szervezés (interjúk)	✓	✓
Automatikus Szakmai moderáció	✓	✓
Automatikus Jelölt csekkolás (név és születési dátum)	✓	✓
Delegálható feladatok	✓	✓
Jegyzetek, melyek Jelölthöz rendelhetőek	✓	✓
Különböző csatornákon érkező Jelentkezések központi kezelése	✓	✓
Levélküldés (tömeges és normál)	✓	✓
Email pályázatok beemelése a rendszerbe (IMAP)	✓	✓
Jelölt rekord változáskövetés	✓	✓
Adatbányászat a Research modul segítségével	✓	✓
Jelöltek tömeges Kereséshez rendelése (Research)	✓	✓
Levélpapír és szövegsablonok melyek egyszerűsítik a kapcsolattartást	✓	✓
Automatikus értesítések	✓	✓
Exportálás Excel táblázatba	✓	✓
Jelölt cimkézés	✓	✓
Központi üzenőfal	✓	✓
Felhasználói tranzakciók nyomonkövetése	✓	✓

 

 

 

 

Általános jellemzők

---

 

Online felület

Web-es felületen keresztül elérhető online alkalmazás. Az adatok központi helyen tárolódnak, azok megfelelő eszköz és jogosultság esetén bárhonnan elérhetőek.

Hatékonyság

Központi jelölt adatbázis, struktúrált/ellenőrizhető folyamatok, automatizált funkciók, jelentkezés automatikus feldolgozása akár email-en, akár saját karrier portálon keresztül érkezik, rendkívül gyors szűrési lehetőség feltöltött jelölt dokumentumokban a text formátú tárolásnak köszönhetően (kb. 80.000 cv / 15s).

Adatbiztonság

Felhőszolgáltatás (SaaS) esetén is, adatai folyamatosan biztonságban vannak, hiszen a fájlstruktúra napi 1, míg az adatbázis naponta 3 alkalommal 
mentésre kerül, és földrajzilag 2 helyen Budapesten és Szegeden is tárolódnak.

Innováció - Üzleti intelligencia

A RECRUITO csapata folyamatosan törekszik arra, hogy a használat egyszerűsítése mellett újabb és újabb funkciókkal bővítse a szoftvert. Az üzleti intelligencia alkalmazása, implementálása az új funkcióba folyamatos kihívást jelent számunkra. A RECRUITO-ban alkalmazott üzleti intelligencia alapú megoldások célja a hatékonyság növelése és a döntéstámogatás. (Research-text alapú dok. tárolás, automatikus jelentkezés feldolgozás stb)

 

Funkciók ismertetése

---

 

Keresés (projektek) kezelése

A RECRUITO alkalmas arra, hogy különböző nyitott pozícióit hatékonyan menedzselje.

Az egyes keresésekhez rendelhetünk:

• Az adatbázisban található munkavállalókat, akár manuálisan, akár automatikusan, ha valaki jelentkezik egy pozícióra email-en vagy az ügyfél saját karrier portálján keresztül
• Eseményeket, azaz interjúkat
• Dokumentumokat

 

Hirdetés

A létrehozott kereséshez, könnyedén, pár kattintással tudunk hirdetést rögzíteni, ugyanis a RECRUITO képes a keresés megegyező adataival automatikusan kitölteni a HIRDETÉS adatlapot. A hirdetések képesek automatikusan szinkronizálódni tetszőleges karrier portállal. A lejárati dátum után a hirdetések automatikusan inaktiválódnak és “lejárt” státuszba kerülnek.

 

Jelöltekkel kapcsolatos funkciók

A RECRUITO-ba jelöltek 4 csatornán keresztül tudnak bekerülni:

1. Manuális felvitel
2. Karrier Portál regisztráció
3. Email-ben beküldött pályázat automatikus feldolgozása
4. Jelölt import

A jelöltekhez a következő adatok kapcsolódnak:

• Keresések, amelyekhez hozzá lett rendelve az adott jelölt
• Dokumentumok
• Események, azaz interjúk
• Jegyzetek
• Moderálások
• Levelek

 

Események (interjúk)

A RECRUITO-ban létrehozott események segítségével hatékonyan követhető a teljes toborzási folyamat. A toborzás különböző lépcsőihez egyedi eseménytípusokat rendelhetünk, és ezek a későbbiekben könnyen riportolhatóak lesznek. A RECRUITO egy esemény mentésekor képes azt egy adott jelölthöz illetve kereséshez rendelni. Ezenfelül definiálhatjuk az esemény adatlapon a résztvevőket is, akiknek lehetőség van esemény meghívót küldeni akár ICAL formátumban. (lásd outlook meeting request)

 

Feladatok

Lehetőség van egyszerű feladatok rögzítésére is, mely delegálható és meg lehet adni hozzá határidőt illetve prioritást is.

 

Jegyzet funkció

A RECRUITO-ban rögzített jegyzetek hozzárendelhetőek egy adott jelölthöz és a központi keresőben lehet bennük szűrni.

 

Jelentkezések hatékony feldolgozása

A RECRUITO képes elvégezni az email-ben érkező tömeges pályázatok beemelését a rendszerbe, illetve képes menedzselni a karrier portálon keresztül érkező jelentkezéseket.

Jelentkezések háromféle módon kerülhetnek be a rendszerbe:

1. Email segítségével beküldött jelentkezések automatikus feldolgozásával
2. Karrier portálon történő regisztrációval
3. Manuális hozzárendeléssel

 

Jelölt research funkció

Lehetőség van szűrni a rendszerben található jelöltek adataiban, és a hozzájuk rendelt dokumentumokban. Az egyes beállított szűrés paramétereket el tudjuk menteni és később újra le tudjuk futtatni. A találatokat lehetőség van egyesével vagy együtt is egy adott kereséshez rendelni 2 kattintással.

 

Jelölt moderálás (csak a vállalati verzióban)

A toborzás során előfordul, hogy egy adott jelöltet mielőtt behívnánk személyes találkozóra szeretnénk moderáltatni egy kompetens szakmai vezetővel. Amennyiben a felhasználók közt rögzítettünk szakmai vezetőt, akkor lehetőség van egy adott jelölt moderálására.

 

Jelölt és keresés áttekintő

Az Asztal nézeten található ÁTTEKINTŐ-ben HR-es kollegákra lebontva jelenítheti meg az egyes keresésekhez rendelt jelölteket, azokat csoportosíthatja, vagy szűkítheti pl. a jelölthöz rendelt cimkék alapján.

 

Levélpapír és szövegsablonok

A RECRUITO-ban lehetőség van egyedi, html alapú levélpapír és levélszöveg sablonok létrehozására.

 

Automatikus értesítések

A RECRUITO-ban a következő, email alapú értesítők vannak definiálva:

• Jelentkezés elutasítás
• Jelölt elutasítása
• Moderálás

Az egyes értesítőkhöz tartozó levélpapír és levélszöveg sablonok egyedileg definiálhatóak.

 

Exportálás Excel táblázatba

A RECRUITO által használt keretrendszerben, minden lista alapfunkciója a paraméterezhető XLS export.

 

Önéletrajz adatbázis

Minden a rendszerben Jelölthöz elmentett dokumentumot átkonvertálunk szöveges (txt) formátumba és külön az adatbázisba is elmentjünk. Így amennyiben több kifejezésre keresünk a Research folyamán az önéletrajzokban, nagyságrendel gyorsabban kapjuk meg a találatokat, mintha a rendszer 80-100.000 önéletrajzot egyesével nyitogatna meg.

 

Jelölt cimkézés

Lehetőség van a Jelöltekhez egyedi CIMKÉKET rendelni és később ez alapján szűrni köztük.

 

Integrált levelezés

A rendszer egy IMAP alapú interface segítségével képes kapcsolódni a felhasználó által megadott email fiókhoz. (Amennyiben az IMAP hozzáférés engedélyezve lett az adott email esetében) A hozzákapcsolódás után letölti a RECRUITO adatbázisába azokat az email-eket, amelyeket valamilyen előre meghatározott algoritmus alapján fontosnak talál. Pl. egy megadott cv@partner_neve.com email fiókhoz kapcsolódva talál olyan elektronikus levelet, mely tartalmaz egy valid, létező hirdetés RECRUITO-BAN definiált azonosítóját, abban az esetben letölti az email-t és az email feladóját rögzíti a rendszerben, mint Jelölt, és hozzárendeli az adott kereséshez “Hirdetésre jelentezett” státusszal. Ezeket az “Új jelentkezések” listában láthatjuk amíg el nem döntjük, továbbmegyünk-e velük. Későbbiekben bármikor megtalálhatjuk őket az “Email regisztrálók” listában.

Levélküldő funkciók:

• Jelölt részére kereséshez feltöltött dokumentumok küldése

 

Statisztikák

A RECRUITO-ban a következő beépített statisztikákat tekintheti meg:

• Nyitó oldal - Keresés globális statisztika
• Keresés adatlap - Adott keresés statisztika
• Hirdetés adatlap - Adott hirdetés statisztika

 

Riportok lekérdezése

A RECRUITO alapban tartalmaz egy általános, Keresésekre vonatkozó riportot, melyet xls-be generál le. A riport legenerálása előtt lehetőség van bizonyos szűrőparaméterek megadására.

 

Üzenőfal

A nyitóoldalon található központi funkció, egy egyszerű vállalati üzenőfal. Új üzenetek beérkezésére egy kis ikon figyelmeztet a központi kereső mellett.

 

Felhasználók nyomonkövetése

A RECRUITO-ban az egyes felhasználók aktivitásait megfelelő jogosultság esetén lehetőség van egy listába időrendben megtekinteni és azok közt szűrni.